Журнал учета листков временной нетрудоспособности образец скачать

Журнал регистрации и учета больничных листов, скачать образец – Предприятие Инфо

Журнал учета листков временной нетрудоспособности образец скачать

> Трудовое право > Больничный > Документы > Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.

В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

  1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
  2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
  3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
  4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

  • Номер страницы;
  • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
  • Номер и серия листка нетрудоспособности;
  • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
  • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
  • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
  • Сумма начисленного пособия;
  • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

  1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
  2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
  3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.

Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Выводы

Учет, хранение и регистрация листков нетрудоспособности на предприятии должны быть четко организованы с возложением соответствующих полномочий на отдельное ответственное лицо.

Несмотря на то, что закон прямо не обязывает работодателя документировать этот процесс, это все же необходимо делать. Это в интересах самого работодателя, так как утеря или иная утрата первичных документов влечет за собой финансовые потери.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Источник:

Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности — образец для скачивания

> Журналы > Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности — образец для скачивания

Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.

Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.

Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.

Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.

Обязательна ли регистрация?

Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.

Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.

Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:

  • систематизация хранения сведений документов;
  • быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
  • отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
  • возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
  • общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
  • планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
  • разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.

Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).

Какую форму использовать?

Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.

Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.

В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.

Нужна ли книга испорченных и утерянных больничных листов?

Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны.

Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:

  • при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
  • при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
  • исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.

Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности – образец для скачивания

Журнал учета листков временной нетрудоспособности образец скачать

> Журналы > Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности – образец для скачивания

Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.

Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.

Как ведется в организации?

Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.

Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.

Журнал учета листов нетрудоспособности: образец

Журнал учета листков временной нетрудоспособности образец скачать

Больничный лист – документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, который предоставляется только трудоустроенным гражданам.

Бумага является доказательством законных оснований отсутствия лица на рабочем месте и защищает служащего от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы.

Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из бюджета предприятия, а также от службы социального страхования.

Порядок ведения журнала регистрации бланков

Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства. Его составление осуществляется на основании таких правил:

  • ограниченный список оснований для получения – заболевание близкого родственника или собственный недуг;
  • документы подлежат государственному контролю;
  • изготавливаются бланки только лицензированным предприятием, наделенным правом присвоения персонального номера документу;
  • заполненные больничные листки выдаются только под подпись  лишь самому владельцу;
  • предоставление листов нетрудоспособности – полномочие лишь лицензированных медицинских учреждений (имеется в виду разрешение на осуществление лечебной деятельности);
  • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю в строгие сроки (максимум полгода), иначе получить денежную компенсацию не получится.

На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для осуществления оплаты. Выплата и начисление пособия по нетрудоспособности происходит в таком порядке:

  1. работник кадров регистрирует документ в специальном журнале, после чего передает его в бухгалтерию фирмы;
  2. бухгалтер готовит документы на осуществление выплат из производственного бюджета, а затем на протяжении пяти суток направляет документ в службу социального страхования для оплаты;
  3. с ближайшей зарплатой (авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
  4. в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС, выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

После оплаты листка временной нетрудоспособности, документ крепится к личному делу трудоустроенного гражданина, и подлежит хранению вместе с другими бланками и формами.

Максимальный срок хранения не обозначен в законе.

Руководствуясь статьями Закона «О страховых взносах» можно сделать вывод, что все официальные листки, на основании которых делаются денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум шесть лет.

Особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности, с целью защиты интересов участников и доказывания важных моментов при возникновении споров в будущем.

Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на фирме для сбора и контроля оборота сведений о больничных листках.

Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности.

Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.

Так, согласно правилам оформления, тетрадь должна быть подготовлена на основании таких правил:

  • обязательно добавление титульной страницы книги (регистрации листков нетрудоспособности), содержащей наименование и дату заведения, а также ФИО ответственного работника;
  • все заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
  • на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь.

Что касается объема книги, то к этому нет единых требований. Число листов зависит от масштабов производства, количества работающих граждан, а также объема информации для внесения. Кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для осуществления регистрационной работы.

Порядок ведения журнала

Таблица № 1 «Правовое регулирование»

Наименование документаОсновные регулируемые вопросы
ТК РоссииПредусматривает список обстоятельств, допускающих временное отсутствие человека на работе. Дополнительно предусмотрен порядок подтверждения таких причин.
Письмо Министерства Здравоохранения и Социального развития от 11.01.2007 года № 79Список оснований, позволяющих получение листов нетрудоспособности официально трудоустроенными гражданами.

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/zhurnal-ucheta-listov-netrudosposobnosti

Журнал учета листков нетрудоспособности: скачать бланк и образец заполнения в организации, форма книги регистрации для больничных листов

Журнал учета листков временной нетрудоспособности образец скачать

Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.

В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.

Сроки хранения больничных листов

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Важно! Закон о страховых взносах говорит, что все документы, на основании которых осуществляются выплаты, должны храниться 6 лет. Именно этим законом следует руководствоваться.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Справочник Бухгалтера

Журнал учета листков временной нетрудоспособности образец скачать

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Журнал учета листков временной нетрудоспособности (больничных листов)

Журнал учета листков временной нетрудоспособности (больничных листов) предназначен для регистрации больничных листов, которые приносят сотрудники. Работа с данным журналом поможет впоследствии быстро найти необходимую информацию, уточнять данные для учета рабочего времени, а также провести анализ по заболеваемости сотрудников.

Документами, удостоверяющими временную нетрудоспособность и подтверждающими временное освобождение от работы (учебы), является листок временной нетрудоспособности (больничный лист).

Функции листка нетрудоспособности:

  • юридическая — удостоверяет право на освобождение от работы на определенный срок
  • статистическая — является учетным документом для составления отчета и анализа заболеваемости с временной утратой трудоспособности
  • финансовая — это документ, который дает право на получение пособия по социальному страхованию в соответствии с действующим законодательством

Пример заполнения основного раздела журнала

Выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.

Бланки листков нетрудоспособности регистрируются в первичной медицинской документации с указанием их номера, дат выдачи и продления, выписки гражданина на работу, сведений о направлении гражданина в другую медицинскую организацию.

Листок нетрудоспособности выдается гражданину медицинской организацией по его желанию в день обращения либо в день закрытия листка нетрудоспособности.

Листок нетрудоспособности, оформленный медицинской организацией для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, выдается, как правило, гражданину медицинской организацией в день его закрытия.

Листок нетрудоспособности выдается медицинской организацией в день обращения, если гражданин направляется (обращается) на лечение в другую медицинскую организацию.

Продление и (или) закрытие листка нетрудоспособности осуществляется медицинской организацией, в которую гражданин был направлен (обратился) на лечение.

В случае длительного лечения медицинская организация выдает новый листок нетрудоспособности (продолжение) и одновременно оформляет предыдущий листок нетрудоспособности для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Анализ данных, получаемых на основании информации журнала учета

В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:

  • Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
  • Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
  • Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
  • Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
  • Наличие случаев нарушения больничного режима.
  • Статистику заболеваемости совместителей.

Источник: https://1atc.ru/zhurnal-bolnichnyh-listov/

Мир адвокатов
Добавить комментарий