Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

Обособленные структурные подразделения являются составными частями создавшего их юридического лица. Такие подразделения располагаются вне места нахождения головного офиса организации.

Территориальная обособленность – это главное отличие филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений от других подразделений организации.

Именно тем, что обособленные структурные подразделения находятся, как правило, на значительном территориальном удалении от головной организации, объясняется специфика их деятельности и та степень самостоятельности, которой они наделены.

Обособленные структурные подразделения перечисляются в учредительных документах организации и действуют на основании положений, утверждаемых руководителем организации. Руководители обособленных структурных подразделений назначаются руководителем организации и действуют на основании доверенности и в рамках предоставленных им полномочий.

Два способа ведения кадрового делопроизводства

Регулирование деятельности обособленных структурных подразделений (в частности, организация кадрового делопроизводства) производится в т. ч. путем локального регулирования.

Как правило, руководитель юридического лица организует производство и все процессы, связанные с деятельностью организации.

Он определяет численность работников организации в целом и обособленных структурных подразделений в частности, утверждает штатное расписание организации с распределением по обособленным структурным подразделениям, утверждает инструкцию по кадровому делопроизводству.

В зависимости от объема полномочий руководителя обособленного структурного подразделения и предоставленных ему прав кадровое делопроизводство в организации с обособленными структурными подразделениями может быть организовано двумя способами.

1. В том случае, когда руководитель обособленного структурного подразделения не наделен правом приема, перевода и увольнения работников, кадровое делопроизводство ведется, как правило, централизованно – в головной организации. Все документы по кадровым функциям создаются, хранятся и готовятся к передаче в архив в головной организации.

2. Если же руководитель обособленного структурного подразделения является полномочным представителем работодателя, осуществляющим прием, перевод, увольнение работников и решающим остальные вопросы в рамках трудовых отношений, кадровое делопроизводство, как правило, в полном объеме ведется в каждом обособленном структурном подразделении отдельно от головной организации.

Ниже рассмотрены особенности организации кадрового делопроизводства в обоих случаях.

Способ первый: кадровые документы оформляются в головной организации

За ведение кадрового делопроизводства в организации, как правило, отвечает отдельное структурное подразделение: отдел кадров, служба управления персоналом.

Оно выделяется в штатном расписании организации и имеет свою внутреннюю структуру.

Обычно деятельность такого самостоятельного подразделения регулируется с помощью положения о структурном подразделении, утверждаемого руководителем организации.

Ведение кадрового делопроизводства может быть поручено одному специалисту, должность которого включена в штатное расписание. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства закрепляются в трудовом договоре такого работника и в должностной инструкции.

В случае отсутствия отдельного работника, отвечающего за ведение и хранение кадровой документации, ведение кадрового делопроизводства осуществляется работниками организации на условиях совместительства или совмещения профессий.

По вопросам организационного обеспечения деятельности кадровой службы официальные рекомендации отсутствуют, поэтому каждый работодатель решает их по своему усмотрению. Специально в законодательстве урегулирован вопрос о лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», содержит норму о том, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Таким образом, независимо от того, как организовано кадровое делопроизводство в организации, работники, ответственные за ведение трудовых книжек, должны быть определены специально (см. приложение 1).

Наряду с организационным оформлением деятельности кадровой службы необходимо решить вопросы, связанные с кадровой документацией.

Работа с документами, включающая процедуры создания, обработки и хранения документов, может быть регламентирована в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству, которая разрабатывается в организации и утверждается руководителем (см. приложение 2).

В организациях, имеющих обособленные структурные подразделения, наличие такого специального локального нормативного акта крайне желательно, поскольку в нем можно подробно урегулировать все процедуры работы с документами, особенности передачи документов в необходимых случаях из подразделений в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют граждане при приеме на работу и работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации.

Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т. ч.

и работников обособленных структурных подразделений.

Способ второй: делопроизводство ведется и в центре, и на местах

Определение штатной численности, утверждение штатного расписания, организационное обеспечение деятельности кадровой службы, разработка и утверждение локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству – эти вопросы решаются в головной организации и в том случае, когда руководители обособленных структурных подразделений являются уполномоченными представителями работодателя в трудовых отношениях с работниками, работающими в этих подразделениях.

На основании утвержденного штатного расписания, в рамках полномочий, определенных доверенностью, и руководствуясь утвержденными руководителем организации локальными нормативными актами, руководитель обособленного структурного подразделения несет ответственность за ведение кадрового делопроизводства в его подразделении и назначает работников, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек (см. приложение 3).

Документы, которые предъявляют граждане при приеме на работу в обособленные структурные подразделения организации, а также документы, предъявляемые работниками этих подразделений, хранятся в самих подразделениях. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся договорные, распорядительные и учетные документы, фиксирующие движение кадров и учитывающие личный состав в обособленном структурном подразделении.

При выборе способа организации кадрового делопроизводства работодателю следует учитывать специфику деятельности, территориальную удаленность обособленных структурных подразделений, а также продумывать механизм передачи личных документов работников в тех случаях, когда кадровое делопроизводство ведется централизованно.

Приложение 1

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации

Приложение 2

Пример оформления приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству

Приложение 3

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в обособленном структурном подразделении

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/5184-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-organizatsiyah-s-obosoblennymi-strukturnymi-podrazdeleniyami

Как перевести сотрудника в обособленное подразделение

Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

Вначале разберемся с терминами. Обособленное подразделение учреждения – любое территориально обособленное от него подразделение, по местонахождению которого оборудованы стационарные рабочие места (ст. 11 Налогового кодекса РФ). Его создание не обязательно отражать в учредительных документах.

Согласно пункту 1 статьи 55 Гражданского кодекса РФ, представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. А филиал – это обособленное подразделение, которое расположено за пределами местонахождения учреждения и выполняет все или часть его функций (п. 2 ст. 55 Гражданского кодекса РФ).

Филиал (представительство) не является юридическим лицом, а устав учреждения должен содержать сведения о нем (п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Руководитель такого подразделения назначается головным учреждением. Ему может быть предоставлено право от имени головной организации заключать с работниками филиала на основании доверенности трудовые договоры.

Алгоритм действий

В соответствии с частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ переводом на другую работу считается постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника и (или) структурного подразделения, в котором он работает согласно трудовому договору.

При этом важно отличать перевод работника от его перемещения. Ведь под перемещением понимается направление на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).

Получаем письменное согласие сотрудника

Перевод на другую работу, например в филиал, допускается только с письменного согласия работника (ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ). Правда, есть и исключения.

В силу части 2 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ сотрудника можно временно перевести на другую работу без его согласия в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Ими признаются:

  • природная катастрофа (пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия, эпизоотия);
  • техногенная катастрофа;
  • производственная авария;
  • несчастный случай на производстве;
  • другие исключительные ситуации, угрожающие жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части.

В перечисленных случаях продолжительность временного перевода (с целью предотвращения указанных чрезвычайных обстоятельств или устранения их последствий) не может превышать одного месяца.

Кроме того, перевод сотрудника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя предусмотрен частью 3 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ. Это возможно по следующим основаниям:

  • простой (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера);
  • необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества;
  • замещение временно отсутствующего работника. › |

При этом в случаях, предусмотренных частью 3 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ, перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия сотрудника.

Для того чтобы получить от сотрудника письменное согласие на перевод, нужно выслать ему соответствующее уведомление в произвольной форме. В нем, в частности, следует указать:

  • причины перевода, предлагаемые место работы, должность, условия оплаты;
  • информацию о том, что сотрудник вправе отказаться от предлагаемой работы;
  • срок, в течение которого нужно проинформировать работодателя о принятом решении.

Оформляем дополнительное соглашение и приказ

Итак, работник может выразить как свое согласие, так и отказ от предложенного ему перевода. В случае положительного ответа оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть отражены все новые условия, связанные с переводом.

Далее на основании подписанного сотрудником и работодателем дополнительного соглашения издается соответствующий приказ (распоряжение).

С ним работника надо ознакомить под подпись.

Запись о переводе в трудовой книжке

Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, сведения о переводе сотрудника на постоянную работу в филиал должны быть внесены в его трудовую книжку.

Запись делается так:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника;
  • в графу 3 вносится запись о переводе сотрудника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования филиала (представительства);
  • в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о переводе.

Напомним, что сведения о переводе сотрудника из головного офиса в филиал также нужно отразить в его личной карточке. › |

Важно запомнить
Письменного согласия сотрудника на перевод в филиал не требуется в случаях, вызванных чрезвычайными обстоятельствами.

Источник: https://e.budgetnik.ru/350736

Прием на работу в обособленное подразделение в 2019 году

Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.

Что является обособленным структурным подразделением?

Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.

Характерные черты обособленного структурного подразделения:

  • не является юридическим лицом;
  • должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
  • наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
  • в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.

Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.

На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено.

Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.

Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:

  • вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
  • вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
  • ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.

Оформление работника в филиал/представительство

Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.

Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения.

В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».

Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.

В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».

Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

  1. коллективным договором (если он имеется);
  2. правилами внутреннего распорядка;
  3. другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.

После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.

В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.

Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение.

Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность торгового агента», в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.

Далее на нового сотрудника составляется личная карточка по утвержденной Постановлением №1 форме № Т-2, сведения, включенные в которую, должны быть заверены подписью работника.

Трудоустройство:

Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.

При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством.

В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.

Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.

Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения.

Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.

Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.

Выбирая способ ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, нужно уделить внимание разбору всех существующих рисков и возможностей организации, включая территориальную удалённость от главного офиса, специфику деятельности, возможные способы обмена документацией, и так далее. Кроме того, четко должно быть соблюдены все установленные законодателем сроки, поскольку в противном случае может произойти не только наложение на соответствующих должностных лиц штрафов, но и административное приостановление деятельности организации на существенный срок.

Источник: https://podborkadrov.com/priem-na-rabotu/obshhie-voprosy/priem-na-rabotu-v-obosoblennoe-podrazdelenie.html

Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации: печать филиала; документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала; все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом; генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей; акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию); штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности)

Перевод сотрудника в обособленное подразделение

Вопрос Добрый день! Необходима консультация по следующему вопросу: Наша (головная) организация находится в городе Москве. 22 февраля 2019 было открыто обособленное подразделение (ОП), которое также расположено в городе Москве, но по другому адресу, отличному от нашей головной организации.

Каким образом оформить перевод сотрудников из головной организации в ОП — через перевод или перемещение?

Ответ При необходимости Работодатель может изменить место работы в пределах г. Москва без согласования с Работником, и без предоставления последнему компенсации в связи с изменением места работы.

Также хочу просить: если при необходимости оформления перевода, как соблюсти срок уведомления работнику об изменении условий трудового договора — не позднее, чем за 2 месяца (согласно ст. 74 ТК). Не является переводом перемещение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ)

Перевод в обособленное подразделение: запись в трудовой книжке

Copyright: фотобанк Лори Давайте разберемся, что именно подразумевается под переводом в обособленное подразделение.

В том и другом случае работник остается работать в компании. Однако при перемещении условия трудового договора остаются неизменны, в том числе не меняются трудовые обязанности работника, не изменяется местность выполнения трудовых обязанностей.

На оформление перемещения работника работодателю не требуется получать его согласие.

Можем ли мы перевести сотрудников из обособленных подразделений в центральный офис?

Филиалы, представительства и обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами (п.

3 ст. 55 ГК РФ). Поэтому они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ). Следовательно, если сотрудника переводят из обособленного подразделения в головную организацию, то смены работодателя не происходит. Поэтому перевод необходимо оформить в общем порядке.

Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем — допускается только с согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72 ТК РФ). Перемещение работника

Централизованное кадровое делопроизводство в компаниях со сложной структурой

Грамотно выстроить работу кадровой службы – непростое дело даже в небольшой компании, что уж говорить о крупных организациях с развитой сетью филиалов и представительств.

В таких структурах к стандартным проблемам добавляются специфические: где хранить кадровые документы, как передавать их при необходимости из подразделения в подразделение, за что должны отвечать отделы кадров головного офиса и филиалов. Рационально решить эти вопросы можно только при системном подходе.

Прежде всего нужно изучить все способы организации делопроизводства в компаниях такого уровня, а затем выбрать оптимальную форму, учитывая особенности компании, сферу ее деятельности, численный состав работников и другие факторы. Любое юридическое лицо может осуществлять свою деятельность не только в месте нахождения, но и в другом городе, регионе, создав при этом обособленное структурное подразделение, например филиал или представительство.

С 1 июля новый ГОСТ.

Перевод сотрудников в обособленное подразделение

» » Вернуться назад на Давайте разберемся, что именно подразумевается под переводом в обособленное подразделение. Запись в трудовой книжке будет зависеть от того, меняется ли место работы работника. Часто работодатели путают понятия перевод и перемещение работников, но эти понятия имеют существенные различия.

На оформление перемещения работника работодателю не требуется получать его согласие.

При переводе работника могут меняться трудовые обязанности работника или местность, на территории которой работник выполняет свою работу.

Как правильно оформить перевод сотрудника в другое обособленное подразделение?

Ответ на вопрос: Как мы поняли из вашего вопроса, вы хотите перевести работника из одного обособленного подразделения в другое. Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, обособленное подразделение организации согласно п.

3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ не является самостоятельным юридическим лицом. Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы (осуществлять прием, увольнение, перевод работников) в пределах своего обособленного подразделения.

При этом, работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в обособленное подразделение, является головная организация, а в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного, условие о месте работы и структурном подразделении (ч.

В свою очередь, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу как

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Ответ на вопрос: Обособленное структурное согласно ст. 55 ГК РФ – это общее понятие.

Обособленное подразделение организации — это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца. Таким образом, первый критерий – это территориальная обособленность.

В каких случаях можно говорить о территориальной обособленности подразделения? Например, как следует из , под территориальной обособленностью подразумевается расположение структурного подразделения организации географически

Обособленное подразделение: запись в трудовой

→ → Обновление: 21 сентября 2019 г.

Для ответа на данный вопрос для начала необходимо прояснить, что именно понимается под переводом в обособленное подразделение. Запись в трудовой книжке необходимо будет сделать, если при переводе изменилось место работы.

Согласно в трудовой книжке, в т.ч., отражается информация о переводах.

Источник: https://vnik46.ru/obosoblennoe-podrazdelenie-juridicheskogo-lica-kadrovyj-uchet-perevod-13936/

Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы?

Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы?

В современных условиях компании стремятся расширить границы бизнеса, продвинуть услуги и товар на рынки сбыта, осваивая не только ближайшие, но и отдаленные регионы страны.

Одним из эффективных методов такой бизнес-экспансии является создание филиала или представительства.

Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь выражает и защищает интересы юридического лица, а филиал осуществляет все его функции (или их часть), в том числе и функции представительства.

кадровый учет с нуля

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке.

Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы.

При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис.

Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

«Плюсом» централизованного способа кадрового делопроизводства является возможность в полной мере контролировать ситуацию в части оформления кадровых документов в филиалах и проводить аудит кадрового учета.

К «минусам» можно отнести значительные затраты на срочную почтовую и/или курьерскую доставку документов, на оплату командировочных расходов (в случаях оформления документов, требующих личного присутствия работника).

Кроме того, ведение кадрового учета в головной организации приемлемо только при наличии реальной возможности ознакомления работников с оригиналами кадровых документов.

Преимуществом ведения кадрового учета на местах является возможность своевременно издавать документы и оперативно знакомить с ними работников под подпись.

Децентрализация приемлема лишь в тех случаях, когда филиал обладает достаточной степенью самостоятельности, чтобы принятие отдельных кадровых решений, процесс восстановления кадровой документации, аудит кадрового учета и проч.

не влияло и не отражалось негативно на деятельности компании в целом.

Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Все нормативные документы, регламентирующие область ведения кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются обязательными для исполнения в филиалах.

Штатное расписание утверждается приказом по организации и включает в себя все обособленные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в головном офисе, а в филиал передаётся заверенная выписка.

Крайне желательным является наличие специального локального нормативного акта, в котором подробно регулировались бы все процедуры работы с документами, особенности передачи документов (при необходимости) из филиалов в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу или работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации.

Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч.

и работников филиалов.

ведение кадрового учета в организации

Полномочия руководителя филиала должны подтверждаться доверенностью. Пределы полномочий устанавливаются генеральным руководителем компании. Только он может решить, будет ли директор филиала принимать и увольнять сотрудников филиала, подписывать все кадровые документы, решать кадровые вопросы.

Источник: http://workstaff.ru/kak-vesti-kadrovyj-uchet-esli-v-kompanii-est-filialy

Как сделать запись в трудовой книжке сотрудника о переводе в другой филиал

Обособленное подразделение юридического лица кадровый учет перевод

У любого гражданина, который является работником на каком-либо предприятии, должна быть его рабочая книжка (трудовая).

Вся информация, которая фиксируется в ней, чрезвычайно важна для владельца книжки и для руководителя компании, где трудится сотрудник. Масса вопросов может возникнуть при заполнении данного документа.

Особенно внимательно необходимо делать запись в трудовой книжке о переводе в другой филиал.

Виды переводов сотрудников организации

Перевод – это смена работником рабочего места и его функций. Сотрудник может быть переведен на другую должность или в другое подразделение по своему желанию или желанию руководителя. Существуют определенные виды переводов:

Первый вид осуществляется внутри фирмы, не выходя за его рамки. При этом руководитель не меняется. Изменения происходят в следующих областях:

  • функции;
  • подразделение;
  • местность.

То есть, когда происходит перевод внутреннего характера, данное лицо меняет (оставляет или приобретает) функциональные обязанности в связи с должностью, специализацией, профессией, а переход из главной компании в филиал предполагает изменения рабочей местности или рабочего места.

Переход сотрудника возможен только при его согласии, которое он выразил в письменной форме на имя руководителя. К тому же происходит смена условий, прописанных в договоре. Испытательный срок в случае перевода внутреннего характера не предусмотрен.

Если сотрудник не дал свое согласие на данную процедуру, то возможность перевода его существует, когда происходит:

  • катастрофа;
  • авария;
  • несчастный случай;
  • массовые катаклизмы;
  • остановка работы;
  • предотвращение уничтожения имущества;
  • заместительство.

Эти пункты дают преимущество работодателю, который может перевести работника на один месяц по своему усмотрению в другое место работы внутри компании. Но зарплата сотрудника в данном случае не должна быть понижена.

Перевод на постоянное место рабочей деятельности возможен также в связи с некоторыми условиями:

  • должность сотрудника повышается или понижается (в зависимости от аттестации);
  • заключение медицинского работника о необходимости перевода;
  • переезд руководителя и другие.

Есть и определенные аспекты, касающиеся незаконности перевода специалиста. Например, работа не подходит сотруднику в связи со здоровьем (сюда же относят и беременную женщину).

Внешний перевод работника – это смена работодателя и фирмы. Для этого нужно, чтобы руководитель компании, куда специалист осуществляет переход, написал письмо о приглашении на постоянное место работы данного сотрудника. Здесь же должна быть указана дата принятия на должность.

Работник пишет заявление о том, что он хочет перевестись в другую организацию. Затем руководитель данного производства обязан утвердить этот документ. После обсуждения и согласования работник пишет заявление, где просит уволить его по собственному желанию (указать причину – перевод). Подтверждение отсылается руководителем действующей компании.

В данном случае идет расторжение договора, составленного при принятии сотрудника на работу. Это осуществляется с помощью написания приказа работодателем. В фирме закрывают карточку работника и фиксируют информацию об увольнении в связи с переводом в рабочей книжке сотрудника.

В новой организации необходимо произвести все нужные процедуры, которые обычно проводят при приеме:

  • оформление договора;
  • создание приказа;
  • создание личной карточки;
  • заполнение рабочей книжки.

Обособленные структурные подразделения

В некоторых компаниях существуют структурные подразделения: филиал и представительство. Они являются обособленными и не являются лицами юридического характера по закону.

Филиал – это часть юридического лица (главной организации). Данное подразделение имеет свое месторасположение и находится далеко от главного. Функциональность филиалов также очень важна.

Они осуществляют ту же работу, что и основная фирма, принимая на себя все функции или несколько конкретных из них.

К основным обязательствам можно отнести и то, что филиалы являются представителями компании в различных местах.

Основная организация юридического характера наделяет свой филиал всем необходимым (имущество). Действия, которые производит данное подразделение, должны быть утверждены руководством. Это происходит на основании положений, предписанных компанией.

Назначение руководителя филиала происходит исключительно по инициативе основного работодателя. Он выдает доверительный документ, при помощи которого уполномочивает директора подразделения на руководствующие действия в пределах представительствующего звена.

Если руководитель филиала может принимать такие ответственные решения, как увольнение и прием сотрудников (другие важные вопросы), не поставив в известность основного работодателя, то здесь ярко выражается децентрализация.

Все важные решения директор дочернего представительства обязан принимать только с разрешения гендиректора.

Функции, которыми наделили руководителя филиала, осуществляются, не выходя за рамки подразделения (в том числе и кадровые дела).

Формы кадрового делопроизводства

Делопроизводство, которое ведется в компаниях, имеющих филиалы и представительства, не регулируется НПА. Главный работодатель имеет право взять полностью решение данных вопросов в собственное ведение.

Такие компании могут организовывать делопроизводство кадров по формам:

  1. Централизованная форма: работа с документацией, имеющей кадровый характер, производится исключительно в главной фирме (объединяющий центр).
  2. Децентрализованная форма: документацией занимается и дочерний филиал, имеющий одинаковые функции наряду с главной организацией. Оформление и хранение бумаг, которые касаются данного филиала, происходит в подразделении. Общими делами занимается основная компания.
  3. Делопроизводство смешанного характера совмещает в себе обе предыдущие формы. Функции делятся частями на главную организацию и подразделение представительства.

Как переводится работник в филиал

В первую очередь руководителю главной организации необходимо знать, что увольнять сотрудника при данном переводе он не имеет права.

Процедура перевода сотрудника осуществляется в несколько этапов:

  • написание заявления;
  • дополнительное соглашение;
  • приказ в связи с переводом;
  • запись в трудовую;
  • запись в личную карточку;
  • инструктаж.

Первый этап предполагает написание заявления самим сотрудником. Делается это тогда, когда в организации главенствует децентрализованная форма. То есть важно желание работника перевестись в данный филиал.

В ином случае руководитель главного звена должен сам назначить перевод сотрудника. Но специалисту также необходимо написать заявление о согласии на данные изменения в рабочей деятельности.

Оно пишется на имя руководителя основной фирмы.

В децентрализованных организациях есть еще один этап – передача документации из подразделения в основную компанию.

Когда работодатель решает оформлять сотрудника на перевод его в филиал, то все необходимые документы должны быть в самой организации. На этом этапе помощником является почтовая служба (ценное заказное письмо).

Многие руководители предпочитают передачу бумаг работниками кадрового отдела. При этом нужно составить акт передачи и получения.

Следующим этапом является соглашение, которое дополняет трудовой договор сотрудника. Здесь обязательно прописываются условия, при которых работник будет трудиться на новом месте в обособленном подразделении.

Затем издается приказ, говорящий о переводе сотрудника. В нем фиксируется информация о том, что работник идет на постоянное место работы, и оформляется это официально. Данное распоряжение утверждается и подписывается руководителем.

Этап, где происходит передача документации обратно в филиал, является следующим. Это делается для того, чтобы в подразделении, куда переводят сотрудника, вели и хранили важные бумаги:

  • трудовая;
  • личная карта;
  • копия приказа;
  • соглашение;
  • личное дело.

Передача должна состояться только после официального соглашения и утверждения приказа. После этого необходимо зафиксировать запись в трудовую книжку о переводе в филиал.

Личная карта заполняется руководителем, которому необходимо показать все записи о переводе сотруднику для того, чтобы он лично подписал соответствующую информацию.

Одно из основных правил перехода работника на другую работу в дочернее подразделение – это инструктаж, который проводится в целях безопасности. Данное действие производит работодатель или лицо, уполномоченное на эти действия. Сюда входит первая помощь, охрана труда, безопасность методов, целесообразность приемов для выполнения рабочих действий.

Кем и как делается запись в трудовой книжке при переводе в другой филиал

Особенно важно знать, кто обязан сделать соответствующую запись в книжке работника, если он переводится в другой филиал. Данные действия могут произвести лица, имеющие на это полномочия. К ним относятся:

  • работодатель;
  • работник отдела кадров,
  • доверенное лицо.

Руководитель главной организации фиксирует информацию в трудовой книжке самостоятельно. Но если форма кадрового ведения дел позволяет, то это могут сделать лица, находящиеся в подразделении представительства, куда и переходит сотрудник.

Так как работник, переходя в филиал, не увольняется, то в его книжке нужно написать информацию особого характера. Номер надписи прописывается в первой колонке трудовой (сведения о работе). Число, месяц и год пишутся в следующей графе (вторая колонка). При этом фиксируется именно дата перехода сотрудника в подразделение.

Далее в колонке о работе необходимо зафиксировать, что специалист переводится на постоянную работу. Должность, филиал (подразделение), название филиала – все это пишется в книжке работника в обязательном порядке здесь же. Как и в других случаях, указывается документ, который подтверждает информацию о переходе сотрудника.

В данной ситуации это приказ или распоряжение работодателя.

Запись в трудовой книжке при переводе из филиала

Так же, как и в предыдущем случае, перевод сотрудника из филиала в филиал одной компании не является поводом для увольнения. Здесь нужно заявление от работника о его волеизъявлении или соглашение сторон.

Документооборот совершается в таком же порядке и при аналогичных условиях. Руководитель, опираясь на правила, должен оформить перевод.

При этом ему необходимо знать, какую сделать запись в трудовой книжке при переводе из филиала в другое дочернее подразделение обособленного характера.

Запись осуществляется посредством внесения информации в сведения о рабочей истории сотрудника. Номер надписи в первой графе, дата (число, месяц, год перевода) – во второй. Затем в главной (третьей) графе фиксируется запись о переводе владельца книжки в другое подразделение. Также производится фиксирование должности, на которую заступает человек, филиал, его название.

После указания документа, в соответствии с которым лицо переходит из одного филиала в другой, информация утверждается подписью и печатью.

Перевод работника из главной компании в обособленное звено представительствующего характера является внутренним, так как фирма и руководитель не меняются (сюда же относят и перевод из филиала в филиал).

При этом специалист не увольняется, а определенными действиями переходит на новое место. Запись о переводе в другой филиал делается так же, как и запись о переводе из главной компании в подразделение.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-sdelat-zapis-v-trudovoj-knizhke-sotrudnika-o-perevode-v-drugoj-filial.html

Мир адвокатов
Добавить комментарий